Онлайн-кассы. Переход на новый закон для организаций и предпринимателей

Онлайн-кассы. Переход на новый закон для организаций и предпринимателей

 20 августа 2017
 498
Онлайн-кассы. Переход на новый закон для организаций и предпринимателей

В этой статье мы постарались рассказать максимально подробно об онлайн-кассах и о новом 54 Федеральном Законе. Этот закон затрагивает весь бизнес связанных с торговлей или услугами, так что если ваш бизнес в той или иной мере связан с ритейлом, эта статья будет вам полезна.

По этому закону все кассы обязаны передавать чеки в электронном виде в налоговую с помощью сети Интернет.

В этой статье мы рассмотрим следующие темы:

  1. Онлайн-касса
  2. Схема работы касс. Формат нового чека
  3. Основные термины и положения
  4. Кто будет работать с онлайн-кассами
  5. Даты вступления новых требований по онлайн-кассам
  6. Кто может не покупать онлайн-кассу
  7. Начало работы с онлайн-кассами
  8. Санкции за неприменение онлайн-касс
  9. Советы при выборе онлайн-кассы
  10. Онлайн-касса для предпринимателей торгующих пивом
  11. Онлайн-касса для салона красоты

Онлайн-касса

Онлайн-касса - термин, появившийся в результате принятия нового 54 Федерального Закона. Полностью о данном законе вы можете почитать из официального источника. Давайте постараемся ответить на вопрос «что такое онлайн-касса?». По сути это все тот же кассовый аппарат, только теперь фискальные данные записываются не в ЭКЛЗ, а в Фискальный накопитель - это криптографическое устройство которое зашифровывает данные и передает их в ОФД.

Так же появились новые требования к чеку который формирует касса. В чеке должен быть qr-код и обязательно адрес сайта где размещена электронная версия чека. Это значит, что покупатель сможет с помощью телефона считать qr-код и проверить свой чек, с помощью приложения для проверки чеков ФНС.

Теперь покупатель в момент оплаты товара или услуги может попросить продавца отправить чек на e-mail или на телефон в виде смс-сообщения. Во всех онлайн-кассах доступен этот функционал.

Схема работы касс. Формат нового чека

Для того чтобы было понятней как теперь работают онлайн-кассы, давайте рассмотрим последовательность действий при покупке товара или услуги.

  1. Покупатель оплачивает товар или услугу.
  2. Сотрудник магазина пробивает чек через онлайн-кассу, с указанием товарных позиций.
  3. Онлайн-касса формирует чек и записывает его в ФН.
  4. Затем онлайн-касса передает чек в ОФД.
  5. Как только ОФД получает чек, он сразу же его обрабатывает и отправляет ответ на кассу.
  6. ОФД предоставляет все чеке в ФНС.
  7. По просьбе покупателя кассир может отправить чек: по e-mail или СМСкой на указанный номер телефона.

Принцип работы онлайн-кассы. Требования к чеку

Новый чек и описание его позиций:

Чек онлайн-кассы. Требования к чеку

Как видите в чеке мы можем найти довольно много информации, об организации в которой вы купили товар или услугу: название компании, фамилия продавца, вид оплаты (наличная или безналичная) и прочее. Позиция «Адрес» может различаться в зависимости от вашего бизнеса. Например, «Интернет-магазин» указывает в этой позиции свой адрес сайта. Организации с развозными продажами указывают модель и номер транспортного средства, а обычные магазины указывают свой адрес расположения.

Основные термины и положения

С приходом онлайн-касс появилось несколько новых терминов которые мы сейчас рассмотрим.

Для того чтобы налогоплательщики могли знать какие кассы можно считать онлайн-кассами, был создан реестр онлайн-касс. Это официальный документ в котором указаны модели всей кассовой техники которая была допущена для работы по новому закону. Так что перед покупкой кассы обязательно проверьте чтобы она была в этом списке.

Все онлайн-кассы обязаны иметь в своем составе фискальный накопитель, так как без него касса не сможет работать. Фискальные накопители выпускают только те организации которые получили лицензию ФСБ на данный вид деятельности. На данный момент есть 3 производителя ФН: ООО «РИК», ООО «Прагматик» и ООО «НТЦ «Измеритель». Фискальные накопители этих организаций занесены в реестр фискальных накопителей.

Предприниматели работавшие с кассами старого образца, были обязаны заключать договор с ЦТО (Центр Технического обслуживания), сейчас это не обязательно. На смену договору с ЦТО пришел договор с ОФД (Оператор Фискальных Данных) - организация которая прошла аккредитацию налоговой и получила статус ОФД. Обычно это крупные организации имеющие в своем распоряжении специализированные серверы способные обрабатывает огромное количество пользователей. На данные момент статус ОФД получили 12 организаций. Актуальный перечень организаций со статусом ОФД на сайте налоговой. Теперь владельцы онлайн-касс должны будут заключать договор с ОФД.

Кто будет работать с онлайн-кассами

Мы уже узнали что такое онлайн-касса и как она работает, теперь давайте определимся с тем, кому нужно осуществлять продажи через онлайн-кассы.

  • В первую очередь, это все те организации которые уже работали со старой контрольно-кассовой техникой. После того как истечет срок использования ЭКЛЗ, они должны начать работать с онлайн-кассами.
  • Дальше идут организации занимающиеся продажей акцизных товаров. Если вы не знаете есть ли у вас в продаже акцизные товары, то вы можете проверить это на сайте налоговой в перечне подакцизных товаров.
  • Так как онлайн-касса может отправлят чеки покупателю удаленно, необходимость работы с онлайн-кассой касается и интернет-магазинов.
  • Предприниматели на спецрежимах таких, как ЕНВД и Патент будут работать с онлайн-кассами в следующем году. Таким образом с июля 2018 года по новому закону будут работать все компании, за исключением тех кто не обязан применять ККТ.

Кто может не покупать онлайн-кассу

  • Сапожники,
  • торговцы в неспециализированных рынках,
  • продавцы с транспортных повозок,
  • павильон по продаже газет,
  • сдающие в аренду свое жилое помещение,
  • организации осуществляющие расчеты с клиентами через расчетный счет,
  • организации на рынке ценных бумаг,
  • транспортные кондукторы,
  • общественное питание в школах, садах и прочих подобных учреждениях.

Даты вступления новых требований по онлайн-кассам


С 01.02.2017Новые организации
При регистрации новой организации на общей системе налогообложения, необходимо зарегистрировать кассу, если организация попадает под условия применения нового закона.
  
  
С 01.07.2017Все владельцы старых касс
Все компании ранее работавшие с ККТ со встроенным ЭКЛЗ, должны перейти на онлайн-кассы. Им нужно модернизировать свои ККТ или купить онлайн-кассу и зарегистрировать её в налоговой.
  
С 01.07.2018ИП на «патенте» и «вмененке»
Окончательный переход на онлайн-кассы. Индивидуальные предприниматели на «патенте» и «вмененке» обязаны осуществлять расчеты с клиентами через онлайн-кассы.

Начало работы с онлайн-кассами

1. Модернизация кассового аппарата

Если раньше вы работали со старой кассой со встроенным ЭКЛЗ, то не спешите сразу покупать новую кассу, возможно ваша касса может быть модернизирована, и вы сэкономите деньги. Свяжитесь с поставщиком вашей кассы и узнайте возможно ли её модернизировать. При положительном исходе вам нужно будет купить комплект модернизации для вашей кассы, ФН и заключить договор с ОФД. Если вы разбираетесь в электротехнике, то ваших знаний может хватить для модернизации кассы, но все же лучше обратиться в авторизованный СЦ для модернизации кассы.

2. Купить онлайн-кассу

Если ваша ККТ не подлежит модернизации, то вам нужно купить новую ККТ. Сейчас на рынке много кассовых аппаратов на любой вкус и цвет. Главное выбрать наиболее подходящий для вас вариант. Для этого определитесь с тем, что вы хотите получить от онлайн-кассы, ведь кроме работы по новому закону онлайн-касса может вести аналитику по продажам, принимать накладные от поставщиков по алкоголю, автоматически обновлять программное обеспечение через интернет.

После того как вы выберете онлайн-ККТ, проверьте есть ли она в реестре налоговой, а так же проверьте ФН:

3. Интернет

Так как теперь кассы передают чеки онлайн, наличие интернета особенно важно. Скоростной интернет не обязателен, главное чтобы интернет все время работал. Если у вас в магазине есть Wi-Fi, то вы можете при выборе онлайн-кассы искать модели со встроенным Wi-Fi.

Важно помнить, что если в течение 30 дней с момента отправки последнего чека в ОФД, онлайн-касса не передаст сведения в ОФД, то фискальный накопитель заблокируется.

4. Договор с ОФД

Сейчас на рынке большое количество аккредитованных ОФД, среди них вам нужно выбрать одного. По большей части цена за годовое обслуживание у всех ОФД одинакова и составляет 3000 рублей. Наверное самым главным фактором при выборе ОФД я бы выделил наличие бесплатной технической поддержки. Если вдруг с ОФД возникнут проблемы вы всегда сможете связаться с консультантом техподдержки и он поможет решить любую проблему. Еще лучше если техподдержка работает в режиме 24/7 без праздников и выходных. В Контур ОФД есть круглосуточная техническая поддержка.

5. Регистрация онлайн-кассы на сайте налоговой

Если вы модернизируете старую ККТ, то перед регистрацией вам необходимо ее снять с учета.

Зарегистрировать онлайн-кассу вы можете двумя способами: через сайт nalog.ru или лично явиться в налоговую для её регистрации. Первый способ проще и быстрее, так что рассмотрим его более подробно.

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу понадобится ЭЦП выданная на руководителя организации или ИП. Получить такую подпись вы можете например в Удостоверяющем Центре СКБ Контур

Чтобы поставить на учет онлайн-кассу нужно выполнить следующие действия:

  • Для начала вам необходимо пройти регистрацию в ЛК налогоплательщика.
  • Введите реквизиты вашей компании, и заполните заявление ИФНС.
  • Заполните информацию по вашей онлайн-кассе.
  • Введите информацию вашего ОФД.

Если вы все сделали правильно, то налоговая присвоит вам регномер ККТ.

Обратите внимание! Если при регистрации онлайн-кассы на сайте налоговой вы укажите неверные данные вашей организации или данные ККТ, вы можете испортить Фискальный Накопитель и вам придется покупать новый ФН, стоимость его варьируется от 7-10 тыс. рублей.

Если вы не хотите рисковать оборудованием, то лучше обратитесь в свой сервисный центр где вы покупали онлайн-кассу и попросите зарегистрировать вашу кассу. Стоимость регистрации кассы везде разная.

Санкции за неприменение онлайн-касс

54-ФЗ уже вступил в силу и ритейлеры обязаны его соблюдать. За нарушение закона налоговая будет применять различные санкции от денежных штрафов до ограничения торговли. Давайте рассмотрим более подробно, что грозит за невыполнение требований 54-ФЗ:

ККТ не соответствует запросам налоговой Для предпринимателей: от 3000р.
Для организаций: от 10000р.
  
Деятельность осуществляется без онлайн-ККТ Для предпринимателей: от 25 до 50% от прибыли, но не менее 10000р.
Для организаций: от 75 до 100% от прибыли, но не менее 30000р.
  
Покупатель не получил чек при оплате товара или услуги 10000р.

Советы при выборе онлайн-кассы

Если вы только выбираете себе кассовый аппарат, то стоит составить список задач которые должна выполнять ваша онлайн-касса. Задачи для вашего бизнеса выделить несложно, достаточно ответить на простые вопросы о деятельности вашего магазина.

Если вы видите в вашей кассе инструмент автоматизации, то следует искать модели онлайн-касс интегрированные с популярными товароучетными системами, такими как 1С, Мой Склад, Контур Маркет и т.д. Если автоматизация вас не интересует и вы ведете учет в таблицах Excel, то ищите модели касс с возможностью экспорта файлов Excel.

Если у вас в ассортименте товаров есть алкоголь, то наличие в онлайн-кассе УТМ должно быть обязательным, а так же касса должна работать по ЕГАИС. Принимать накладные от поставщиков, списывать остатки, работать с акцизами - это все обязана уметь онлайн-касса для работы с крепким алкоголем.

Если же вы предоставляете услуги и вам необходимо просто распечатать чек клиенту, то не нужно переплачивать и покупать дорогую POS-систему, вам подойдет самая дешевая онлайн-касса.

Онлайн-касса для предпринимателей торгующих пивом

ИП торгующий пивом, разливным или бутилированным, обязан принимать накладные от поставщиков по ЕГАИС. Значит онлайн-касса должна уметь работать с ЕГАИС, уметь принимать накладные от поставщиков. Так же хорошо было бы если онлайн-касса могла показывать статистику по продажам за указанные период, для анализа продаж товаров. Добавим сюда автоматическое обновление ПО через интернет, бесплатный кабинет пользователя для работы с товарами и статистикой по продажам, многопользовательский режим (можно добавлять несколько кассиров, со своим пароль для входа в систему) и получим онлайн-кассу Вики Микро от Дримкас стоимость комплекта состоящего из: 7-дюймового сенсорного экрана, принтера чеков и фискального накопителя составляет 32 990 рублей. Более подробно о ней вы можете узнать здесь.

Онлайн-касса для салона красоты

Здесь всё просто, нужна недорогая онлайн-касса которая сможет печатать чеки для покупателей и отправлять их онлайн в налоговую. Самый простой и экономный вариант онлайн-касса Дримкас Ф. Стоимость онлайн-кассы с фискальным накопителем составляет 19 900 рублей. Касса имеет встроенный модуль Wi-Fi что позволяет без труда подключиться к интернету. Для работы с кассой вы получите бесплатный доступ в кабинет клиента от Дримкас, где сможете добавить все свои услуги и вести аналитику по продажам в вашем салоне.