Онлайн-кассы. Переход на новый закон для организаций и предпринимателей

Онлайн-кассы. Переход на новый закон для организаций и предпринимателей

 13 июня 2018
 745
Онлайн-кассы. Переход на новый закон для организаций и предпринимателей

В этой статье мы постарались рассказать максимально подробно об онлайн-кассах и о новом 54 Федеральном Законе. Этот закон затрагивает весь бизнес связанных с торговлей или услугами, так что если ваш бизнес в той или иной мере связан с ритейлом, эта статья будет вам полезна.

Рассмотрим следующие темы:

  1. Онлайн-касса
  2. Схема работы касс. Формат нового чека
  3. Основные термины и положения
  4. Кому нужно покупать новые кассы
  5. Начало работы
  6. Санкции за неприменение онлайн-касс
  7. Советы при выборе онлайн-кассы
  8. ИП на ЕНВД торгующие пивом
  9. Онлайн-касса для салона красоты

Онлайн-касса

Что же такое онлайн-касса, по сути это всё тот же кассовый аппарат что и раньше, за исключением некоторых особенностей. Во-первых, в новой кассе обязательно должен быть фискальный накопитель, в него записываются все чеки на протяжении всего срока работы ФН. Во-вторых касса должна быть соединена с интернетом (за исключением касс в работающих "Автономном режиме"). Новая онлайн-касса должна передавать чеки в ОФД.

Так же появились новые требования к чеку который формирует касса. В чеке должен быть qr-код и обязательно адрес сайта где размещена электронная версия чека. Это значит, что покупатель сможет с помощью телефона считать qr-код и проверить свой чек, с помощью приложения для проверки чеков ФНС.

После оплаты товара, покупатель может попросить продавца прислать чек в виде смски на телефон или на электронную почту и покупатель обязан это сделать. Онлайн-кассы могут отправлять чеки как по смс так и по емайл.

Схема работы касс. Формат нового чека

Для того чтобы было понятней как теперь работают онлайн-кассы, давайте рассмотрим последовательность действий при покупке товара или услуги.

  1. Покупатель оплачивает товар или услугу.
  2. Сотрудник магазина пробивает чек через онлайн-кассу, с указанием товарных позиций.
  3. Онлайн-касса формирует чек и записывает его в ФН.
  4. Затем онлайн-касса передает чек в ОФД.
  5. Как только ОФД получает чек, он сразу же его обрабатывает и отправляет ответ на кассу.
  6. ОФД предоставляет все чеке в ФНС.
  7. По просьбе покупателя кассир может отправить чек: по e-mail или СМСкой на указанный номер телефона.

Принцип работы онлайн-кассы. Требования к чеку

Новый чек и описание его позиций:

Чек онлайн-кассы. Требования к чеку

Как видите в чеке мы можем найти довольно много информации, об организации в которой вы купили товар или услугу: название компании, фамилия продавца, вид оплаты (наличная или безналичная) и прочее. Позиция «Адрес» может различаться в зависимости от вашего бизнеса. Например, «Интернет-магазин» указывает в этой позиции свой адрес сайта. Организации с развозными продажами указывают модель и номер транспортного средства, а обычные магазины указывают свой адрес расположения.

Основные термины и положения

С приходом онлайн-касс появилось несколько новых терминов которые мы сейчас рассмотрим.

Чтобы проверить подходит онлайн-касса для работы по 54-ФЗ или нет, вы можете зайти официальный сайт налоговой и выбрать реестр онлайн-касс. В реестре указаны все модели ККТ допущенные к работе по новому закону.

То же самое касается и фискальных накопителей. Их вы можете проверить в реестре фискальных накопителей.

Раньше при покупке кассы, нужно было заключать договор с ЦТО, теперь это не обязательно. Главное договор с ОФД. Проверить организацию на наличие права передавать сведения в ИФНС в качестве спецоператора ОФД можно тут.

Кому нужно покупать новые кассы

Тут все просто, на онлайн-кассы обязаны перейти все организации, принимающие наличные. Если организация занимается продажей товаров или услуг только через расчетный счет, то она может работать без онлайн-кассы. Первая волна подключений уже прошла, она началась с 01.07.2017 и перейти на онлайн-кассы были обязаны организации занимающиеся торговлей. Вторая волна начнется с 01.07.2018, сюда входят все индивидуальные предприниматели занимающиеся торговлей на ЕНВД, патенте и общепит. Третья волная с 01.07.2019 ИП предоставляющие услуги.

Начало работы

1. Модернизация

Подходит для тех у кого уже есть, кассовый аппарат, и хочется сэкономить на покупке новой ККТ. Важно понять подлежит ли модернизации ваша техника или нет. Это можно сделать несколькими способами: связаться с ЦТО и узнать у них, найти информацию в интернете или проверить наличие вашей модели ККТ в реестре ККТ. Большинство касс при модернизации проходят аппаратное усовершенствование, то есть кассу разбирают, затем устанавливают в нее новые платы, шлейфы и прочие блоки ну и фискальный накопитель. Сделать это без определенного опыта скорей всего не получится, все зависит от вашего уровня технических знаний. Модернизацией занимаются большинство ЦТО и авторизованных СЦ.

2. Покупаем новую кассу

Если ваша ККТ не подлежит модернизации, или у вас вообще не было касс, то выход только один, купить новую. Сейчас на рынке много онлайн-касс на любой вкус и цвет. Чтобы выбрать нужную определитесь с ценой и ищите вариант который лучше всего подойдет для вашей сферы деятельности. Более подробно мы рассматривали этот вопрос на форуме.

3. Интернет

Чтобы онлайн-касса передавала чеки в ОФД нужен интернет. Скоростной интернет не обязателен, главное чтобы интернет все время работал. Если у вас в магазине есть Wi-Fi, то вы можете при выборе онлайн-кассы искать модели со встроенным Wi-Fi.

Важно помнить, что если в течение 30 дней с момента отправки последнего чека в ОФД, онлайн-касса не передаст сведения в ОФД, то фискальный накопитель заблокируется.

4. Договор с ОФД

Сейчас на рынке большое количество аккредитованных ОФД, среди них вам нужно выбрать одного. По большей части цена за годовое обслуживание у всех ОФД одинакова и составляет 3000 рублей. Наверное самым главным фактором при выборе ОФД я бы выделил наличие бесплатной технической поддержки. Если вдруг с ОФД возникнут проблемы вы всегда сможете связаться с консультантом техподдержки и он поможет решить любую проблему. Еще лучше если техподдержка работает в режиме 24/7 без праздников и выходных.

5. Регистрация онлайн-кассы на сайте налоговой

Если вы модернизируете старую ККТ, то перед регистрацией вам необходимо ее снять с учета.

Зарегистрировать онлайн-кассу вы можете двумя способами: через сайт nalog.ru или лично явиться в налоговую для её регистрации. Первый способ проще и быстрее, так что рассмотрим его более подробно.

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу понадобится ЭЦП выданная на руководителя организации или ИП. Получить такую подпись вы можете например в Удостоверяющем Центре СКБ Контур

Чтобы поставить на учет онлайн-кассу нужно выполнить следующие действия:

  • Для начала вам необходимо пройти регистрацию в ЛК налогоплательщика.
  • Введите реквизиты вашей компании, и заполните заявление ИФНС.
  • Заполните информацию по вашей онлайн-кассе.
  • Введите информацию вашего ОФД.

Если вы все сделали правильно, то налоговая присвоит вам регномер ККТ.

Обратите внимание! Если при регистрации онлайн-кассы на сайте налоговой вы укажите неверные данные вашей организации или данные ККТ, вы можете испортить Фискальный Накопитель и вам придется покупать новый ФН, стоимость его варьируется от 7-10 тыс. рублей.

Если вы не хотите рисковать оборудованием, то лучше обратитесь в свой сервисный центр где вы покупали онлайн-кассу и попросите зарегистрировать вашу кассу. Стоимость регистрации кассы везде разная.

Санкции за неприменение онлайн-касс

54-ФЗ уже вступил в силу и ритейлеры обязаны его соблюдать. За нарушение закона налоговая будет применять различные санкции от денежных штрафов до ограничения торговли. Давайте рассмотрим более подробно, что грозит за невыполнение требований 54-ФЗ:

ККТ не соответствует запросам налоговой Для предпринимателей: от 3000р.
Для организаций: от 10000р.
  
Деятельность осуществляется без онлайн-ККТ Для предпринимателей: от 25 до 50% от прибыли, но не менее 10000р.
Для организаций: от 75 до 100% от прибыли, но не менее 30000р.
  
Покупатель не получил чек при оплате товара или услуги 10000р.

Советы при выборе онлайн-кассы

Если вы только выбираете себе кассовый аппарат, то стоит составить список задач которые должна выполнять ваша онлайн-касса. Задачи для вашего бизнеса выделить несложно, достаточно ответить на простые вопросы о деятельности вашего магазина.

Если вы видите в вашей кассе инструмент автоматизации, то следует искать модели онлайн-касс интегрированные с популярными товароучетными системами, такими как 1С, Мой Склад, Контур Маркет и т.д. Если автоматизация вас не интересует и вы ведете учет в таблицах Excel, то ищите модели касс с возможностью экспорта файлов Excel.

Если у вас в ассортименте товаров есть алкоголь, то наличие в онлайн-кассе УТМ должно быть обязательным, а так же касса должна работать по ЕГАИС. Принимать накладные от поставщиков, списывать остатки, работать с акцизами - это все обязана уметь онлайн-касса для работы с крепким алкоголем.

Если же вы предоставляете услуги и вам необходимо просто распечатать чек клиенту, то не нужно переплачивать и покупать дорогую POS-систему, вам подойдет самая дешевая онлайн-касса.

ИП на ЕНВД торгующие пивом

ИП торгующий пивом, разливным или бутилированным, обязан принимать накладные от поставщиков по ЕГАИС. Значит онлайн-касса должна уметь работать с ЕГАИС, уметь принимать накладные от поставщиков. Так же хорошо было бы если онлайн-касса могла показывать статистику по продажам за указанные период, для анализа продаж товаров. Добавим сюда автоматическое обновление ПО через интернет, бесплатный кабинет пользователя для работы с товарами и статистикой по продажам, многопользовательский режим (можно добавлять несколько кассиров, со своим пароль для входа в систему) и получим онлайн-кассу Вики Микро от Дримкас стоимость комплекта состоящего из: 7-дюймового сенсорного экрана, принтера чеков и фискального накопителя составляет 29 790 рублей. Более подробно о ней вы можете узнать здесь.

Онлайн-касса для салона красоты

Здесь всё просто, нужна недорогая онлайн-касса которая сможет печатать чеки для покупателей и отправлять их онлайн в налоговую. Самый простой и экономный вариант онлайн-касса Эвотор 5. Стоимость онлайн-кассы с фискальным накопителем составляет 17 990 рублей. Касса имеет встроенный модуль Wi-Fi что позволяет без труда подключиться к интернету. Для работы с кассой вы получите бесплатный доступ в кабинет клиента от Дримкас, где сможете добавить все свои услуги и вести аналитику по продажам в вашем салоне.